どうも、Kazuです。
ここ最近は外注化や仕組み化の相談も多く届きます。
僕は仕組み化作りを徹底してきたから、今では自分が毎日あせくせ働かなくてもビジネスは回り、自由な時間を満喫することができています。
実際に仕組み化のおかげで1年の半分は日本や海外を旅行していますし、海外移住もできて日本と海外のデュアルライフを実現することができました。
今回は仕組み化を作るために重要なことをお伝えしたいと思います。
目次
増加するひとり社長
コロナが発生した2020年くらいから世界が大きく変わりました。
そのころくらいから、ひとり社長、フリーランス、個人事業主も増えました。
今でも増え続け、2025年には2000万人以上にもなると言われています。
オンライン化のおかげで誰もがパソコン1台あればビジネスに取組める時代になりました。
ひとり社長、フリーランス、個人事業主が増えたおかげで外注化も容易な時代になりました。
ひとり社長、フリーランス、個人事業主と聞くと、自分で仕事をコントロールできて自由な人と思われがちですが、実際に蓋を開けてみると、
朝から晩まで仕事に終われ一日中働き詰めの人がほとんどで、サラリーマン時代よりも長時間労働をしていたり、
あれもこれもやることが多く、雑務も自分でこなしているから売上に繋がらない部分に時間を投資して売上も不安定になっている方もいたり、
自分が毎日働かないとビジネスの仕組みが回らなくなり、自分がその仕組みから抜けてしまえば収入が激減してしまうような、ビジネスの資産つくりをしていない人がいたり、
現状を変えたいけれど、人に仕事を任せる方法がわからない、外注化のやり方が分からない、外注化の管理ができない、
というように現状を変えるための方法が分からずにいる方がほとんどだと思います。
成功する仕組み、失敗する仕組み
忙しいひとり社長
多くのひとり社長が陥る最も一般的な落とし穴。それは「自分一人で全てを担当し、疲れ切って一日を終えるものの、成果や売上に結びつかない」という状態です。
彼らは、ビジネスの仕組み自体の一部として機能しているため、自らが働くことでしか収入を生み出すことができません。
これでは、自由な時間を確保することはおろか、新規事業の展開や売上の拡大も難しくなります。
現状のビジネスは手放せない。その認識は正しい。しかし、このような状況は持続不可能で、成長を望むならば、早急にこのルーチンから脱却しなければなりません。
失敗する仕組み化のパターン
外注化は、自由な時間を手に入れる鍵と思われがちです。
しかし、これもまた意外な罠が潜んでいます。
外注先を探すこと、面談、マニュアルの作成、彼らへの教育、そして管理と、考えるよりも多くのタスクが生じます。
気づくと、一日が外注の管理のためだけに消費されてしまうことも。
さらに、育成に時間をかけてトレーニングした外注先が突如として連絡が取れなくなる、あるいは辞めらてしまうという事態。
これにより、再び新しい人材の募集と教育が必要となり、終わりなきループに陥ることも少なくありません。
このような状況に疲れ果て、結局「自分一人で作業した方が早い」と感じるひとり社長は少なくないのです。
このパターンが外注化を断念して「忙しいひとり社長」に戻ってしまいます。
成功する仕組み化のパターン
成功する仕組み化の秘訣は、あなた自身が直接外注さんを管理するのではなく、代わりにその役割を果たしてくれる「管理者」を育てることにあります。
この方法を取り入れることで、募集から面談、マニュアル作成、教育、そして外注の管理まで、全てをその「管理者」が担当してくれます。
このため、外注先が離脱したり、連絡が取れなくなったとしても、あなたのビジネスに影響は出ません。
この仕組みを成功させることで、あなたの自由に使える時間は飛躍的に増えるでしょう。
その時間を活用して、新しいビジネスチャンスを探るか、既存のビジネスの強化と収益の最大化を目指すことが可能となります。
「管理者」が成功の秘訣
初めての経験として、僕もかつてはひとり社長の苦悩や、外注化の失敗を繰り返しました。
しかし、「管理者」を作り、仕組み化に取り入れることで、それまでの悩みは一変。
自由な時間が手に入り、さまざまなビジネス展開が可能となり、売上も順調に伸びています。
僕のビジネス専属として、外注の募集から管理までの一切をサポートしてくれるこのチームを設立しました。
僕がやることは、「管理者チーム」に必要な人材を秘書チームに伝えて見積もり額を見てお金を払うだけ。
あとはそれぞれの分野のプロが仕事を引き受けてくれます。
秘書チームが僕に代わり、「外注さんの募集、面談、教育、マニュアル作成、作業指示」をやってくれます。
僕が時間をかけてやるよりも、はるかに高品質な出来なので、もう自分であれこれ頑張ってやることをやめました。
「秘書チーム」を僕だけが使うのは勿体ないと思い、コンサル参加者にも提供したところ、
彼らも外注化ができるようになり、自分がやらなくていいことを外注化し売上をあげることに専念することができています。
これこそが、外注化や仕組み化で成功する秘訣です。
仕組み化で成功する4つのこと
作業を棚卸し全体を把握する
外注化や仕組み化を成功させる第一歩は、現状の作業や業務をしっかりと棚卸し、全体像を把握することです。
これは、一つ一つの作業やタスク、そしてそれがどのように連動しているかを明確にするための工程です。
具体的には、どんな作業が行われているのか、それぞれの作業の目的や成果物、必要なリソースや時間などをリストアップします。
このリストをもとに、効率化や外注化の対象となる作業を特定することができるのです。
しかし、こうした棚卸し作業は、ひとりで進めるよりも、誰かと一緒に行った方が有効であることが多いです。
外部の視点が加わることで、自分が重要だと考えていた作業が、実はそうでないことに気づくこともしばしば。
例えば、自分が必須と考えていたある作業が、第三者の目から見れば不要、または効率的でないと指摘されることもあります。
僕自身も、このプロセスを経る際には「秘書チーム」と共に話し合いながら、作業の棚卸しを進めました。
作業を明確にルール化する
一度、作業全体を把握したら、次に各作業を明確にルール化するステップが続きます。
ルール化するとは、具体的にどのような手順で作業を進めるのか、どのような条件下である判断を下すのか、などの手順や基準を文書化することを指します。
これにより、他の人がその作業を行う場合も、同じ基準や品質でタスクを完了させることが可能となります。
実際、多くの外注化が失敗する原因の一つは、このルールの明確性に欠けることです。
作業が煩雑であり、その背後に明確なルールやガイドラインが存在しない場合、外注先も作業を適切にこなすことが難しく、長期的に関わりを続ける意欲が薄れてしまいます。
これに対し、マクドナルドやコンビニのような大手チェーン店では、新人のアルバイトであっても即座に業務を開始できるのは、明確なルールや緻密なマニュアルが用意されているからです。
これらの例からも、ルール化の重要性と、それが業務の効率や持続性にどれだけ影響を与えるかがわかります。
しかし、自分自身でマニュアルを作成する際の落とし穴として、専門用語や難解な言葉を多用し、結果的にわかりにくい文書になることがあります。
僕もかつてそのような経験をして何度か失敗しました。
そこで、マニュアル作成も「秘書チーム」に依頼し、外注化することにしました。
第三者の目で作成されることにより、初心者や専門家でない者にとってもアクセスしやすく、理解しやすいマニュアルが完成しました。
優秀な人材に仕事を任せる
仕組みが整ったら、次はその作業を誰に任せるかという選択が求められます。
ここで大切なのは、ただ仕事を外注するだけでなく、その作業を適切にこなせる優秀な人材を選定することです。
優秀な人材とは、専門知識や技術はもちろん、コミュニケーション能力やプロフェッショナルな姿勢も併せ持つ人物のことを指します。
これにより、仕組み化された作業もスムーズに、かつ高品質で遂行されるでしょう。
一方、よくある失敗例としては、品質よりもコストを優先する選択をする人々がいます。
例えば、10年の経験を持つデザイナーAさんに画像1枚のデザインを依頼すれば、1万円かかるかもしれません。
一方で、最近Canvaを使って独学でデザインを始めたBさんに依頼すれば、画像1枚のコストは2000円に抑えられます。
外注化で失敗する人々は、よくこのBさんのような低コストの選択を優先してしまいます。
彼らは、ビジネスの長期的な展望より、1円でも安く済ませる短期的な視点に捉われがちです。
しかし、外注化を成功させるためのコツは、その道のプロを選ぶことにあります。
考えてみてください、プロのスキル、それは何年にもわたる経験や学びから磨き上げられたもの。
その価値を理解し、数万円の出費を考えれば、それは実はお得とも言えるでしょう。
なぜなら、彼らが持つスキルは、数年という長い時間と、数百万円以上の投資で築き上げられたものだからです。
仕事、外注の管理を任せ手放す
外注化や仕組み化が進むと、その管理も一つの大きな作業となってきます。
特に、多くの作業やタスクが外注されると、それらを一元的に管理し、全体の進捗や品質を監視することが不可欠です。
しかし、この管理作業自体もまた、専門のスキルや知識を要するため、管理のプロフェッショナルにその役割を任せることが効果的です。
適切な人材に管理を任せることで、全体の業務の質や効率を一段と向上させることが期待できます。
この管理業務を自身で担当し続けると、いつまでも自由な時間を確保することができません。
例えば、外注担当者の募集、面談、教育、マニュアル作成、そして作業管理をあなたが行っていれば、それだけで一日が終わってしまいます。
もし管理していた外注さんが途中で辞めてしまうと、再び募集から管理までの一連の作業が発生し、終わりなく同じルーチンが繰り返されます。
外注化の真の目的は、重要でない業務を手放し、売上げに直結する重要な業務に集中することです。
しかし、単に外注管理のために日々を過ごすのは、本来の目的から逸脱しています。
この課題を解決するために、あなたの代わりに外注さんを統括する「管理者」を設けることが重要です。
仕事を手放すことが経営者の仕事
外注化はどんな業種でも導入可能です。
実際にこれまでに秘書代行で外注化をお手伝いしてきた業種はこちらです。
コンサルタント
投資、資産コンサルタント
YouTuber
出版ビジネス
セラピースト
士業関連
営業関連
スピリチュアル、ヒーラー
協会ビジネス
ホテル、旅館
治療院、健康、ダイエット関連
婚活、妊活
美容エステ、美容室
教室ビジネス
英会話
学習塾
FP保険、不動産
クリニック
介護ビジネス
リフォーム業
ひとり社長、フリーランス、個人事業主の方で仕組み化が作れず、毎日作業に終われ一日が終わってしまう。という方も多いと思います。
自分でやらなければいけない。という思考が忙しくなってしまいます。
経営者がやるべきことは仕事を手放すこと。そして、売上に直結することだけに時間を使っていくことです。
雑務ばかりをこなしてもお金を生み出す資産を構築されず、時間を消費するだけになります。
仕事を手放せば、長期的に売上や利益を生み出す資産を構築することができるので、売り上げを増やしていくことができるようになります。
ぜひ、外注化や仕組み化を取り入れて自由な人生を楽しんでいきましょう。
追伸
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正しい外注化スキルを駆使すれば、多くのビジネスは3カ月で仕組み化することが可能です。
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