どうも、Kazuです。
ChatGPTやClaudeを契約した。
社内でも何度か試した。
でも、広告レポートも、問い合わせ対応も、在庫確認も、結局は前と同じやり方で回っている。
こういう状態は珍しくありません。
AIが足りないわけではないんです。
AIを実際の業務へ入れる担当者が決まっていない。
ここで止まっています。
外部AI担当は、その止まっている1業務を外から整理し、AIで回る形にして納品する役割です。
僕が業種や規模の異なる事業のAI導入を見ていても、最初に動きやすいのは、レポート整理や問い合わせ分類など、元の資料と確認方法がある仕事です。
いきなり会社全体を変えるのではなく、今ある1業務から動かします。
外部AI担当は、AIを教える先生ではありません
AIの講座では、ツールの使い方やプロンプトを学びます。
もちろん、それが必要な人もいます。
ただ、経営者や事業責任者が欲しいのは、AIの知識とは限りません。
広告レポートを見る時間を減らしたい。
問い合わせの中から、確認が必要なものだけ知りたい。
在庫や注文履歴を見て、発注前に注意すべき商品を出してほしい。
つまり、知識より先に仕事の流れを変えたいわけです。
外部AI担当が扱うのは、資料を入れる、AIが整理する、人が確認する、という仕事の流れです。
この流れを、ここでは業務専用のAIフローと呼びます。
難しいシステムを作る話ではありません。
毎週、毎月繰り返している仕事を、AIが先に整理できる形へ変える話です。
納品するのは、単発の成果物だけではありません
たとえば、広告レポートの分析を外注したとします。
今月のレポートは届きます。
でも、来月も同じ費用と同じ依頼が必要です。
外部AI担当では、その月の分析結果だけでなく、次回も使える仕事の流れを顧客側の環境に残します。
どの資料を読むのか。
何を異常として拾うのか。
どんな形で報告するのか。
どこから人が確認するのか。
この順番を残します。
成果物を受け取って終わりではなく、同じ業務を次も回せる状態が手元に残る。
ここが、単発の作業外注との違いです。
会社側に残る仕事もあります
外部AI担当は、何でも丸投げできるサービスではありません。
会社側には、少なくとも3つの役割が残ります。
必要な資料を用意する。
今月扱う1業務を決める。
AIが出した内容を最終確認する。
広告を止める。
商品を発注する。
顧客へ返信する。
契約を決める。
こうした最終判断までAIや外部担当へ渡すわけではありません。
AIが候補を絞り、人が決める。
この分け方を先に決めないと、便利になるどころか確認が増えます。
毎月1業務ずつ、見る場所を減らしていく
進め方はシンプルです。
最初に、時間がかかっている業務を並べます。
その中から、資料があり、繰り返しがあり、失敗しても元に戻せる1業務を選びます。
そして、AIが先に処理する部分と、人が確認する部分を分けます。
たとえば、毎週200行の在庫表を全部見る仕事があるとします。
AIが先に、在庫切れ候補、長く動いていない商品、発注量に注意が必要な商品を整理する。
人は、その候補だけを見る。
朝から表を全部追う仕事が、確認すべき数件から始まる仕事に変わります。
で、こういう業務が1つ増えるたびに、経営者が見る場所は少しずつ減ります。
そのぶん、商品、顧客、次の打ち手を考える時間が戻ってきます。
AIで楽になるというより、判断に使える時間が戻る感覚の方が近いです。
最初に任せやすいのは、結果を確認できる仕事です
最初の1業務は、派手な仕事である必要はありません。
広告レポートから前週との変化を拾う。問い合わせを内容別に分ける。在庫表から確認が必要な商品を出す。日報から未完了の作業を一覧にする。
こうした仕事には、元の資料と、正しいかどうかを確認する方法があります。
逆に、会社の方向性を決める、新商品の最終判断をする、顧客との契約条件を決めるといった仕事は、最初から外へ渡す仕事ではありません。
AIは資料を読み、候補と理由を整理できます。しかし、その案を採用するかどうかは、事業を知る人が決めます。
確認しやすい1業務で流れを作り、使えると分かってから次へ広げる。
この順番なら、AI導入そのものが新しい負担になるのを防げます。
向いている会社と、まだ早い会社
向いているのは、すでに事業が動いていて、毎週・毎月繰り返す業務がある会社です。
必要な資料を出せる。
1業務に絞れる。
最後に判断する人が参加できる。
この条件があると進みやすいです。
一方、事業がまだアイデア段階だったり、資料を出せなかったり、すべての判断まで任せたかったりする場合は向きません。
また、複数部署や事業全体を一度に変えたい場合は、1業務の委託とは別の全体設計が必要です。
自分でAIを使えるようになりたいのか。
1業務だけ外から作ってほしいのか。
事業全体を整理した方がいいのか。
ここが分かれば、最初の選択を間違えにくくなります。
導入後は、朝から表をすべて開くのではなく、AIが整理した要確認だけを見る。そこから、その日の判断を始められる状態を目指します。
最初の1業務を、60分で決めて持ち帰る
AI業務移管の個別診断では、Zoom60分で、現在止まっている業務、最初にAIへ渡す1業務、必要な資料、AIに任せる部分、人間が判断する部分を整理します。
対象は、すでに事業を運営し、具体的な業務と資料がある方です。AIを軽く試したいだけの方や、事業がアイデア段階の方には向きません。
診断は代行スタッフへ任せず、僕がすべて自分で行います。
日程は予約画面でその場で選べます。内容が合わない場合は、無理に有料サービスを案内しません。