年間約1,000万円規模の計算のズレが見つかった。AIで数字を照合する意味

どうも、Kazuです。

先日、サポート中のある事業者から連絡が届きました。

AIで数字を分析する準備として、ECモールのデータをAPIでつないだ。

そこで数字を照合したところ、年間約1,000万円規模の計算のズレが見つかったそうです。

ここは正確に書いておきます。

1,000万円を失った、1,000万円を取り戻した、という話ではありません。

正しいと思っていた計算に大きなズレが見つかり、いまも元データと照らし合わせている段階です。

それでも、本人から出た言葉は重いものでした。

「間違えた数字のまま、すべて進めるところでした」

怖いのは、計算が一度ずれることだけではありません。

間違った数字を正しい前提として、次の判断を重ねてしまうことです。

数字を見ていても、計算の土台までは見ていない

売上表は毎月見ている。

広告費も確認している。

在庫数も管理している。

それでも、表示されている合計がどう作られたかまでは、毎回確かめていないことがあります。

集計期間は合っているか。

キャンセルや返品は、どの時点で引かれているか。

手数料や値引きは、税込みか税抜きか。

商品別の明細を足した数字と、管理画面の合計は一致しているか。

今回の事例で、どの項目が原因だったのかはまだ確認中です。

ただ、一般に数字のズレを確認するときは、こうした条件を一つずつ照合します。

数字を見ることと、その数字が正しいか確かめることは、別の仕事です。

間違った数字は、毎日の判断まで変えてしまう

利益が実際より多く見えていたら、広告費を増やす判断が変わります。

商品別の売上がずれていたら、追加で仕入れる商品が変わります。

在庫金額が合っていなければ、使える資金の見方も変わります。

一度の判断だけなら、まだ戻せるかもしれません。

でも、その数字を前提に毎週の発注、広告、採用、値下げを決めていたら、ズレは別の場所へ広がっていきます。

数字を放置する怖さは、見えていない損失だけではありません。間違った方向へ、自信を持って進めてしまうことです。

AIには、答えではなくズレの候補を出してもらう

AIへ数字を渡せば、すべて正しくなるわけではありません。

元データが間違っていれば、AIも間違った材料から考えます。

計算条件を伝えていなければ、それらしい前提を置いてしまうこともあります。

だから、AIに最終判断を丸投げしません。

AIの役割は、数字同士を比べ、合わない場所と追加で確認したい点を並べることです。

人が行うのは、元データへ戻り、その差が本当の異常なのか、集計条件の違いなのかを確かめることです。

次の2つの資料を照合してください。

資料A：管理画面から出した元データ
資料B：普段、経営判断に使っている集計表

次の5つに分けてください。
1. 合計が一致していない項目
2. 集計期間が違う可能性がある項目
3. 返品・キャンセル・手数料など、計算条件の確認が必要な項目
4. 元データへ戻って人が確認すべき項目
5. 現時点では判断できず、追加資料が必要な項目

数字を推測で補わないでください。
分からない場合は「確認が必要」と書いてください。

この聞き方なら、AIの役割と人の役割を分けられます。

AIに正解を決めてもらうのではなく、確認すべき場所を絞ってもらう。

これだけでも、数字が苦手な人の負担はかなり変わります。

AIを覚えることが、新しい仕事になっていないか

ここまで読むと、APIのつなぎ方やAIの分析方法を勉強しなければいけないと思うかもしれません。

自分で試したい人は、もちろん試して構いません。

ただ、すべての経営者や個人事業主が、AIの最新機能、質問文、分析ツール、パソコン操作まで覚える必要はありません。

それを覚えるだけで何日もかかり、本来直すべき事業の数字が放置されたら、順番が逆です。

目的は、AIに詳しくなることではありません。何が変わり、どこを確認し、次に何をするかを決めることです。

数字を提出する。

確認したい場所が整理されて返ってくる。

本人は内容を確認し、今週やることを選んで動く。

この役割分担なら、数字やAIが苦手でも、事業の改善を止めずに進められます。

数字を照合するときの5項目

いきなり事業全体を調べる必要はありません。

まず、普段もっとも重要だと思っているレポートを1つ選びます。

この5項目を確認すると、計算式そのものだけでなく、集計の前提も見直せます。

一度合わせて終わりにしない

今月、数字が合っていても、来月も合うとは限りません。

管理画面の仕様が変わる。

集計表へ新しい列を足す。

返品や値引きの扱いが変わる。

担当者が変わり、入力方法が少し変わる。

小さな変更が積み重なると、数字はまたずれます。

そこで、毎月同じ形式で数字を残し、前回との変化を確認します。

変化があれば、すぐに施策を変えるのではなく、まず理由を確かめる。

確認した内容と判断理由も残しておけば、次の月に同じ問題が出たとき、ゼロから調べ直さずに済みます。

数字の管理は、月末に表を見ることではありません。変化、確認、判断をつなげて残すことです。

今日、確認するのは1つでいい

今日、事業でよく見ている数字を1つだけ選んでください。

売上でも、広告費でも、在庫金額でも構いません。

その数字の元データを開き、普段使っている集計表の合計と一致するかを確かめます。

合わなければ、すぐに原因を決めつけない。

期間が違うのか。

条件が違うのか。

明細が抜けているのか。

この順番で確認します。

数字が合っているか分からない。

どこを確認すればいいか分からない。

毎月、同じ表を眺めて終わっている。

そういう状態なら、まず見る場所を絞るところから始めてください。