どうも、Kazuです。
ChatGPTを毎日使っている。
社員も使っている。
文章も作れるし、調べものも速くなった。
それなのに、会社の仕事はあまり変わっていない。
もしそう感じているなら、原因はAIの性能ではないかもしれません。
AIとの会話が、会社の記憶になっていない。
ここが抜けている会社は、AIを使っていても毎回ゼロから考え直すことになります。
今日はその話をします。
便利になったのに、会社に残っていない
ChatGPTは便利です。
商品説明文を整える。
メール文を作る。
Excelの処理方法を聞く。
広告文の案を出す。
分からない言葉を調べる。
こういう使い方だけでも、かなり助かります。
ただ、問題があります。
その相談内容は、どこに残っていますか。
誰が、何を聞いて、どんな答えをもらって、結局どう判断したのか。
それを来月、別の人が見返せますか。
多くの場合、答えは「見返せない」です。
個人のチャット欄には残っている。
でも、会社の作業ログには残っていない。
共有フォルダにも残っていない。
判断理由としても残っていない。
これだと、AIを使ったこと自体は便利でも、会社の知識にはなりません。
チャットの中で終わる相談は、会社の資産にならない
AIに聞いて、その場で解決する。
これは悪いことではありません。
むしろ、最初はそれでいいです。
でも、事業で使うなら、そこで止まるともったいない。
なぜなら、同じような業務はまた来るからです。
同じような問い合わせ。
同じような広告の迷い。
同じような商品ページの修正。
同じような外注への指示。
同じような売上の確認。
前回どう考えたのかが残っていれば、次は早くなります。
前回どこで迷ったのかが残っていれば、次は深く考えられます。
前回やめた理由が残っていれば、同じ失敗を繰り返しにくくなります。
逆に、それが残っていなければ、また最初から説明することになります。
AI活用で本当に残すべきなのは、答えそのものよりも、相談と判断の履歴です。
AIは勝手に会社のことを覚えてくれるわけではない
ここで勘違いしやすいことがあります。
AIは、勝手に会社のことを全部覚えてくれるわけではありません。
もちろん、一部のサービスには記憶機能があります。
でも、事業で使うなら、それだけに任せるのは危ないです。
大事なのは、AIが必要なときに読める場所へ、会社の情報を残しておくこと。
日報。
作業ログ。
判断理由。
数字のメモ。
やめた施策。
よくある問い合わせ。
過去に反応があった発信。
こういう情報を、あとからAIが読める状態にしておく。
それが、僕の言う「会社の記憶」です。
会社の記憶がない状態でAIに聞くと、どうしても一般論になります。
売上を上げるには、ターゲットを明確にしましょう。
広告を改善するには、費用対効果を見ましょう。
社員の効率を上げるには、業務を見える化しましょう。
間違ってはいません。
でも、それだけでは現場は動きません。
社員がAIを使うほど、記録の置き場所が必要になる
少人数チームでAIを使い始めると、最初はかなり便利です。
各自がAIに聞いて、作業が早くなる。
文章も整う。
表の処理も速くなる。
分からないこともすぐ確認できる。
ただ、ここでもう一段考えた方がいいです。
社員それぞれがAIを使っているのに、記録が個人のチャット欄に散らばっている。
この状態だと、会社としてはかなりもったいない。
個人は便利になっているのに、会社には知識が残っていない。
これが起きます。
誰が何を調べたのか。
どの作業をAIに任せたのか。
どんなルールを作ったのか。
どの回答を採用し、どの回答を使わなかったのか。
これが残っていれば、会社の運用は強くなります。
残っていなければ、便利な作業が点で終わります。
最初に残すのは、きれいな資料ではなくていい
ここで完璧を目指すと止まります。
最初から立派なマニュアルを作らなくていいです。
社内Wikiを整えなくてもいい。
全業務の棚卸しをしなくてもいい。
まず残すのは、次の5つで十分です。
今日やったこと。
AIに聞いたこと。
採用した答え。
採用しなかった答え。
次に確認すること。
これだけで、翌週のAIの答えは変わり始めます。
たとえば、先週採用しなかった理由が残っていれば、AIは同じ案を出しにくくなります。
前回うまくいった言い回しが残っていれば、次の文章にも使えます。
迷ったポイントが残っていれば、次回はそこから相談できます。
こうやって、会社の記憶は少しずつ厚くなります。
ChatGPTを使う前に、残し方を決める
AI活用というと、多くの人は新しいツールやプロンプトを探します。
でも、少人数の会社ほど、先に決めた方がいいことがあります。
AIとのやり取りを、どこに残すのか。
誰が見返せるようにするのか。
どの業務の記録から始めるのか。
機密情報はどこまで渡さないのか。
最後に決めるのは誰なのか。
ここを決めずにAIだけ広げると、各自のチャット欄に知識が散らばります。
逆に、残し方を決めてから使うと、AIとのやり取りが少しずつ会社の資産になります。
AIを使うことより先に、AIとの会話を会社の記憶に変える場所を作る。
ここから始めるだけで、かなり変わります。
個別相談で整理していること
AIを使うこと自体は、もう難しくありません。
難しいのは、自分の会社では何を残すべきかを決めることです。
広告の記録から始めるのか。
問い合わせ対応から始めるのか。
商品ページの改善履歴から始めるのか。
日報や作業ログから始めるのか。
経営判断のメモから始めるのか。
会社によって、入口は違います。
だから僕の個別相談では、ツールの使い方より先に、どの業務の記憶をAIが読める状態にするかを一緒に整理します。
いきなり会社全体をAI化する必要はありません。
最初は1業務で十分です。
まず1つ、会社の記憶が残る場所を作る。
そこからAIの答えは、少しずつ一般論から外れ始めます。